Ich weiss nicht, wie es dir geht, aber als ich mich selbstständig gemacht habe, war ich erst einmal überfordert. Plötzlich muss man sich nicht nur um einen Aspekt eines Unternehmens kümmern, sondern die Übersicht über alle Aspekte seines Unternehmens behalten. Darin besteht aber auch eine grosse Chance. Denn Selbstständige können sich entscheiden, mit welcher IT-Infrastruktur sie arbeiten und auf welche Elemente sie Wert legen.
Entscheidungskriterien für IT-Anwendungen für Selbstständige
Bei mir waren die Entscheidungskriterien für Software:
- Sicherheit: Seit ich mich intensiver mit IT-Sicherheit beschäftigt habe, liegt hier für mich ein wichtiger Fokus. Ich habe schon dazu geschrieben (Warum ich nur Signal als Messenger nutze) und werde innerhalb des Blogs auch immer wieder auf IT-sicherheitsrelevante Themen zurückkommen, da die möglichen Ausmasse von Sicherheitsrisiken meines Wissens nach gerne unterschätzt werden.
- Kosten: Ich arbeite Teilzeit und bin daher sehr darauf bedacht, meine laufenden Kosten so niedrig wie möglich zu halten. Zudem habe ich als Freelancer keine feste Einkommensstruktur, was möglichst niedrige laufende Kosten wichtig macht.
- Einfachheit/Usability: Ich habe nur eine begrenzte Anzahl an Stunden in der Woche, die ich mit Organisatorischem verbringen kann und will. Meine Zeit und Kreativität sollen in die Gestaltung der Webseiten fliessen, die ich liebe, nicht in Verwaltungsarbeiten.
Proton Mail: meine Lösung für sicheren E-Mail- und Datenaustausch
Wer sich gerade selbstständig macht, benötigt in der Regel nicht von Anfang an eine umfassende IT-Infrastruktur. Wichtig ist ein E-Mail-Provider, am besten einer, der die Möglichkeit bietet, eine persönliche E-Mail-Domain zu integrieren, zum Beispiel info@deinunternehmen.ch. Als Webdesignerin war für mich auch wichtig, dass ein sicherer Online-Datenaustausch möglich ist, damit ich Bilder, Texte und weitere Inhalte von Kunden erhalten kann.
Mit Proton Mail gibt es einen Schweizer E-Mail-Anbieter, der höchsten Wert auf IT-Sicherheit legt. Je nach deinen Anforderungen reicht der kostenlose Plan, in dem eine xxx@proton.me-Adresse enthalten ist. Die Endung wirkt sicher seriöser als wenn du Gmail, Yahoo oder andere Anbieter verwendest. Mir persönlich gefällt es am besten, dass ich mir keine Gedanken über die Datenschutzbestimmungen des Anbieters machen muss. Eine eigene Domain wie info@deinunternehmen.ch ist bei Proton in einem kostenpflichtigen Plan möglich.
Proton Mail bietet im kostenlosen Plan aktuell 1 GB Speicher, was bei häufiger Nutzung nicht lange ausreicht, aber zu Beginn oder für gelegentlichen Dokumentenaustausch genügen kann. Den Kalender habe ich selbst bisher noch nicht genutzt, würde ihn aber auf jeden Fall dem Outlook-Kalender wegen mangelnder Privatsphäre vorziehen (weiterlesen).
Da wir als Familie sehr viel Wert auf IT-Sicherheit legen, haben wir den Familienplan von Proton und nutzen wirklich viele Funktionen, wie das VPN unterwegs, die Cloud für private und berufliche Zwecke und natürlich die individuellen E-Mail-Domains.
Die günstigste Buchführungs- und Office-Lösung für kleine Einzelunternehmer
Für Selbstständige (Einzelunternehmen) in der Schweiz, die unter 100.000 CHF pro Jahr verdienen, gestaltet sich die Organisation etwas einfacher. Ein Handelsregistereintrag ist nicht erforderlich (bitte überprüfe diese Informationen regelmässig, da sie veraltet sein könnten). Es ist zwar eine Buchführung erforderlich, aber eine einfache Auflistung der Einnahmen, Ausgaben und Vermögenswerte des Einzelunternehmens genügt, solange das Jahresgehalt unter 500.000 CHF liegt.
Deshalb habe ich verschiedene Buchhaltungsanwendungen geprüft und getestet. Da ich jedoch nur wenige Buchungen im Monat habe, genügt für mich eine „Milchbüchli-Buchhaltung“. Das ist in seiner einfachsten Form eine Tabellen-Datei, in der die Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. Zusätzlich müssen alle Belege aufbewahrt werden. Es gibt verschiedene Vorlagen im Internet, und ich habe mich für diese entschieden.
Es gibt einige gute Open-Source-Alternativen zu Microsoft Office. Auf den Verzicht von Microsoft Office gibt es einerseits finanzielle Vorteile, da die Office-Anwendungen teuer sind, andererseits ist Microsoft dafür bekannt, eine sogenannte „Datenkrake“ zu sein und viele Nutzerdaten zu sammeln. Ich nutze OnlyOffice und bin damit sehr zufrieden. Es umfasst Anwendungen für Text, Tabellen und Präsentationen. Die Anwendung kann kostenlos heruntergeladen werden, für die Nutzung in der Cloud ist jedoch eine Bezahlung erforderlich. Hier liegt es wieder an dir zu entscheiden, welche Funktionen du benötigst (zu OnlyOffice).
Zeiterfassung und Projektverwaltung für kleinere Projekte in der Schweiz
Auch für die Zeiterfassung habe ich verschiedene Programme getestet. Wenn ich auf Stundenbasis Aufgaben erledige, ist es wichtig, dass ich schnell einen Timer starten und auch wieder stoppen kann, um genau die Zeit einem Projekt zuzuordnen, die ich für die Erfüllung einer Aufgabe benötigt habe. Daher bin ich bei Clockify hängengeblieben. Die Anwendung ist meiner Meinung nach sehr übersichtlich, und bisher reicht mir locker der kostenlose Plan aus. Dort kann ich verschiedene Projekte erfassen, die Zeit aufzeichnen, die jeweiligen Aufgaben benennen und behalte die Übersicht über meine Projekte und Aufgaben.
Zusätzlich nutze ich gerne Signal bei meinen Projekten, um schnell mit Kunden zu kommunizieren oder mir selbst Erinnerungen zu schicken. Die App ist kostenlos und im Gegensatz zu WhatsApp und Telegram ohne Bedenken mit Kunden nutzbar. Zumindest mit in Deutschland lebenden Kunden ist die Nutzung von WhatsApp nicht DSGVO-konform (hier eine relativ aktuelle Analyse). Näheres darüber, warum ich Signal nutze, kannst du hier nachlesen.
Fazit: Sicherheit und Kosteneffizienz sind in den meisten IT-Anwendungen für Selbständige in der Schweiz vereinbar
Für die Verwaltung meiner IT-Systeme fallen tatsächlich nur laufende Kosten für Proton an, da ich besonderen Wert auf IT-Sicherheit lege. Vielleicht hast du einen anderen Schwerpunkt, aber ich bin überzeugt davon, dass es in den meisten Fällen kostengünstige und benutzerfreundliche Lösungen gibt, um deine IT-Anforderungen zu bewältigen, insbesondere zu Beginn deiner Selbständigkeit.
Die Auswahl der passenden IT-Anwendungen für dein Unternehmen hängt immer von deinen persönlichen Präferenzen ab. Vielleicht war in meiner persönlichen Auswahl etwas dabei, das dir bei der Verwaltung deiner Selbständigkeit hilfreich sein könnte.
Ich wünsche dir viel Erfolg bei deinen aktuellen Projekten.
Beste Grüsse, Merle